Modèle à recopier

Gestion des EPI chantier : le registre de dotation, modèle et mode d'emploi

Publié le 30/07/2026

Les EPI sont le seul poste de matériel où l'absence de trace se paie deux fois : une fois en rachats invisibles au fil de l'année, une fois le jour où il faut prouver qu'un salarié avait bien son harnais et qu'il savait s'en servir.

La gestion des EPI sur un chantier échoue rarement par mauvaise volonté. Elle échoue parce que casques, gants et chaussures sortent du dépôt sans être rattachés à personne : ce sont des « fournitures », pas du matériel suivi. Six mois plus tard, plus personne ne sait qui a reçu quoi, ni depuis quand un harnais tourne sur les chantiers. Voici le document qui règle le problème — un registre de dotation en deux feuilles, prêt à recopier — puis ce que la réglementation exige réellement autour de lui.

Le registre de dotation des EPI, en deux feuilles

Un seul tableau ne suffit pas, et c'est l'erreur la plus répandue : soit on tient une liste collective sans preuve individuelle, soit on empile des fiches signées sans jamais avoir de vue d'ensemble. Il faut les deux, et elles se remplissent à deux moments différents.

Feuille 1 — le tableau collectif, tenu au dépôt

C'est la vue d'ensemble : une ligne par salarié et par EPI remis. Elle vit au dépôt, à côté du stock, et répond à une seule question : où en est-on ?

Feuille 2 — la fiche de dotation individuelle, signée une fois

Une fiche par salarié, ouverte à l'embauche et complétée à chaque renouvellement. C'est elle qui a une valeur de preuve, parce qu'elle réunit la remise et l'information qui l'accompagne. Trame à recopier telle quelle :

Ce que la réglementation demande vraiment

Aucun texte n'impose un registre de dotation des EPI dans une forme donnée. Ce qui est imposé, c'est le résultat, et il tient en trois points vérifiables, dans le cadre de l'obligation générale de sécurité de l'article L. 4121-1 :

• Fournir gratuitement et maintenir en état — article R. 4323-95 : les EPI et vêtements de travail sont fournis gratuitement par l'employeur, qui en assure le bon fonctionnement et l'état hygiénique par les entretiens, réparations et remplacements nécessaires.
• Informer sur les risques — article R. 4323-104 : informer les travailleurs des risques contre lesquels l'équipement les protège et de ses conditions d'utilisation.
• Former au port — article R. 4323-106 : formation adéquate, comportant au besoin un entraînement au port, renouvelée aussi souvent que nécessaire, et consigne d'utilisation établie.

Le registre n'est donc pas l'obligation : il en est la preuve. Le jour d'un accident, une fiche datée et signée vaut mieux qu'une facture d'achat de casques — la facture prouve que vous avez acheté, pas que le salarié a reçu.

Échéances : ce qui est réglementaire, ce qui relève du fabricant

Beaucoup d'entreprises appliquent un contrôle annuel uniforme à tous leurs EPI. C'est trop pour certains et insuffisant pour d'autres. La règle se lit à deux niveaux.

Deux conséquences pratiques. D'abord, seuls les EPI de la première liste ont besoin d'un numéro de série individuel et d'une date d'échéance dans votre registre : c'est là que se joue le vrai suivi. Ensuite, pour tout le reste, écrivez vos propres critères de rebut — sinon la décision revient au compagnon, qui gardera son casque abîmé pour ne pas déranger le magasinier.

Intérimaires et sous-traitants : la zone floue

C'est le point sur lequel les chantiers se trompent le plus souvent. L'article L. 1251-23 du Code du travail prévoit que les EPI sont fournis par l'entreprise utilisatrice — celle qui accueille l'intérimaire — certains EPI personnalisés pouvant être fournis par l'entreprise de travail temporaire lorsqu'une convention ou un accord collectif le prévoit. Dans tous les cas, aucune charge financière ne peut peser sur le salarié temporaire.

Concrètement, l'intérimaire qui arrive lundi matin doit avoir sa ligne dans votre registre comme un permanent, avec la date de remise et la restitution en fin de mission : sans elle, vous ne pouvez rien prouver et le matériel part avec la mission. Pour les sous-traitants, à l'inverse, chaque employeur équipe ses propres salariés — votre rôle est de vérifier la conformité à l'accueil, pas de dépanner en gants sur votre stock.

Tenir le registre dans la durée

Un registre EPI meurt toujours de la même façon : rempli sérieusement trois semaines, puis abandonné parce qu'il vit ailleurs que le stock. Cinq règles suffisent à le maintenir.

1. Une seule porte. Les EPI se prennent au dépôt ou au magasin, jamais dans un carton en libre-service. Le principe est le même que pour le bon de sortie de matériel : pas de sortie sans trace.
2. La ligne se remplit à la remise. Pas le soir, pas en fin de semaine. Une dotation notée de mémoire est déjà fausse.
3. Une échéance qui ne se voit pas n'existe pas. Les dates de vérification des antichute doivent apparaître quelque part où quelqu'un regarde — sinon elles passent.
4. Le registre se relit à l'inventaire. Rapprochez les EPI sortis et le stock restant à chaque comptage : c'est le moment naturel pour repérer les fiches jamais complétées. Notre guide sur l'inventaire de dépôt BTP détaille la méthode.
5. Un responsable nommé. Dans la plupart des entreprises c'est le magasinier ; encore faut-il que ce soit écrit, et que quelqu'un le remplace pendant ses congés. Voyez à ce sujet la gestion de magasin BTP.

Enfin, ne séparez pas les EPI du reste de votre matériel : ce sont des articles de stock avec un seuil de réapprovisionnement, comme les consommables. Les traiter à part, dans un classeur isolé, c'est se garantir de découvrir le manque de gants un lundi matin — le mécanisme est celui décrit dans notre guide sur le suivi du matériel de chantier, et la présentation de Stockéo montre l'ensemble en fonctionnement.

Questions fréquentes